Johtaja, huolehdi psykologisesta turvallisuudesta myös etätyössä

Julkinen keskustelu etätyöskentelystä keskittyy tyypillisesti liiketoiminnalle tärkeisiin teemoihin ja lukuihin, kuten työn tehokkuuteen. Ovatko työpäivät tehokkaampia etänä vai toimistolla? Kummassa paikassa saamme enemmän aikaan? Kuinka pitkiä päiviä teemme etätöissä? Onko työntekijä tuottavampi etänä vai toimistolla?

Keskittyminen liiketoimintaan - niin tärkeää kuin se onkin - jättää huomiotta yksilölliset ja kollektiiviset tarpeet, joiden ylläpitäminen mahdollistaa liiketoiminnan lukujen saavuttamisen. Keskusteluaikaa pitäisi käyttää paljon enemmän ihmisten fiilisten tunnistamiseen ja kuulumisten vaihtoon kuin työntehokkuuteen. 

Miksi? Fiilisten tunnistaminen ja kuulumisten vaihto ovat osa psykologista turvallisuutta, ja psykologisella turvallisuudella on vaikutus luovuuteen ja tuottavuuteen. Tutkitusti. 

Psykologinen turvallisuus tarkoittaa yksilön kokemaa turvallisuutta työyhteisössä. Psykologisesti turvallinen työpaikka on sellainen, jossa kaikki voivat ilmaista mielipiteensä ja huolensa vapaasti, työntekijät kokevat, että heitä kuunnellaan ja jossa työntekijät eivät pelkää eivätkä peittele virheitään välttääkseen rangaistuksen tai häpeää. 

Psykologisesti turvallisen työpaikan luomisen perusta on vuorovaikutus ja iso osa vuorovaikutusta ovat keskustelut kollegoiden välillä. Toimistossa keskustelut syntyvät luonnostaan, mutta etätyössä niille on luotava aikaa ja tilaa kalenteriin. Joskus on vain otettava puhelin kauniiseen käteen ja soitettava. 

Lisäksi etätyöskentelyssä vuorovaikutustilanteiden tärkeät elekielet ja tunneilmaston aistiminen jäävät pois tai ainakin vähemmälle. Nämä ovat kuitenkin avaimia yksilöllisten tarpeiden tunnistamiseen ja yhdessä tekemiseen, joista psykologinen turvallisuus kasvaa. 

Miksi etätöiden psykologiseen turvallisuuteen pitäisi kiinnittää huomiota? 

Etätyöskentely lisääntyy. Tutkimus toisensa jälkeen on osoittanut, että muualla kuin toimistolla työskentely on kasvanut tasaisesti viime vuosina. Tasainen kasvu nytkähti voimakkaaksi kasvuksi koronapandemian takia. Moni ennustaa, ettei entiseen, täysin toimistolla tapahtuvaan työskentelyyn ole enää paluuta. Viimeistään nyt on siis aika miettiä, miten etätyössä ja etätiimien johtamisessa rakennetaan psykologista turvallisuutta. 

Kiinnitä huomiota ainakin seuraavaan viiteen asiaan. 

Jokainen vuorovaikutustilanne tai sen puuttuminen vaikuttaa olennaisesti luottamukseen ja sen rakentumiseen. Vuorovaikutusten rakentamiseen ja ylläpitämiseen etätyöskentelyssä on olemassa erilaisia taktiikoita kuten 1-2-1 -keskusteluja, videotapaamisia tai työntekijöiden kouluttaminen erilaisista viestintätavoista. 

Tärkeintä on kuitenkin, että työyhteisössäsi on mahdollisuus säännöllisille, spontaaneille keskusteluille. Etätyöskentelyssä tämä tarkoittaa, nurinkurisesti, että spontaanit keskustelut pitää suunnitella ja aikatauluttaa. Voit vaikka luoda kalenteriin avoimen videotapaamisajan tunniksi tai pariksi, jonka aikana kuka tahansa saa tulla juttelemaan kanssasi tai porukassa.

Kiittäminen ja palautteen antaminen on tärkeää toki aina, mutta etänä ne nousevat arvoon arvaamattomaan. Etätiimien johtamisessa luottamusta ei voi rakentaa elekielellä samalla tavalla kuin toimistoarjessa. Suulliseen palautteeseen on etätyöskentelyssä kiinnitettävä tarkemmin huomiota.

Nosta kiittäminen ja palautteen antaminen päiväagendallesi. Anna positiivista palautetta etäjohdettavillesi pienistäkin onnistumisista. Mieti tapa, joka sopii kunkin tiimisi jäsenen yksilöllisiin tarpeisiin. Kaikki eivät pidä julkisista huomionosoituksista. Nosta esiin myös tiimin onnistumisia, ei pelkästään yksilön. Se kasvattaa me-henkeä. 

Onnistumisten korostamista ja palautteenantoa luottamuksen rakentamisessa ei voi korvata millään. Mutta palautteenantoa ei kannata vetää överiksi. Paras palaute tulee aina aidosti oikeassa paikassa oikeaan aikaan.

3. Viesti jatkuvasti

Psykologisesti turvallisella työpaikalla jaetaan tietoa. Tieto ei kulje etänä yhtä sujuvasti kuin toimiston käytävillä tai yhteisessä keittiössä. Joudut näkemään enemmän vaivaa sen eteen, että kaikki ovat varmasti kartalla siitä, missä mennään. 

Ota tavaksesi jakaa aktiivisesti itse tietoa. Tuo esille onnistumisia esimerkiksi työyhteisösi yhteisissä kanavissa. Pyrkikää jakamaan tietoa aktiivisesti tiimeissä. Ota käyttöön etälounaspalaverit kollegoiden kanssa ihan vain tiedon välittämiseksi. 

4. Huomioi erilaiset vuorovaikutustarpeet

Etätyöskentely muuttaa vuorovaikutusta. Olemme luontaisesti yhteydessä henkilöihin, joiden kanssa on helppo soitella puhelimella tai laittaa whatsappissa pikaviestiä. Etätyöskentelyssä pitää panostaa vuorovaikutuksessa heihin, joiden kanssa tuntuu vaikeammalta rakentaa luottamusta tai ketkä ovat hiljaisempia puurtajia. Etätyöskentelyssä et pysty lukemaan ihmisen elekieltä, joten on tärkeää, että olet vuorovaikutuksessa eri ihmisten kanssa erilaisin keinoin. Se vaatii usein lisääntynyttä aktiivisuutta myös niille vähän etäämmille henkilöille.

5. Yllätä positiivisilla asioilla

Myönteisten ja positiivisten asioiden valjastaminen lisää tutkitusti yksilön psykologista turvallisuutta. Ja kukapa ei pitäisi yllätyksistä! Jos toimistolla pöydät notkuvat herkuista ja arki koostuu pienten positiivisten yllätysten kautta onnistumisten juhlimisesta, etätyöskentelyssä siihen pitää löytää uudet keinot. Kollegoita ja tiimiläisiä voi piristää vaikka sosiaalisen median välityksellä, pienillä yllätyspaketeilla tai korteilla postilaatikossa. Ele voi olla pieni, mutta tunnejälki korvaamaton. 

Kiinnostaako kasvun johtaminen etätyön aikakaudella? Keskustelimme aiheesta Työelämää uudistamassa -webinaarisarjamme jaksossa, voit katsoa jakson täältä. 

Vinkkejä etäperehdyttämiseen? Lue blogi: Esimies, näin onnistut perehdyttämisessä etänä