Ihmetteletkö koskaan, miten muilla tuntuu olevan enemmän tunteja vuorokaudessa. Näillä vinkeillä minä tuotin lisätunteja omaan vuorokauteeni:
Aika ei riitä. Kiire. Liikaa töitä. Ajatukset harhailee. Mitä olinkaan tekemässä? Se ”lähettämäni” mailikin löytyy läppärin työpöydältä, johon jo odotin vastausta. Tuntuuko tutulta?
Niin minustakin on tuntunut usein, joten päätin hyödyntää konsernimme Super Dayn tarjoaman luennon oman työn johtamisesta Villiam Virkkuselta. Villiam puhui otsikolla: Flow - Working smarter, not harder. Mietin etukäteen pitkään, voinko irrottaa muutenkin niin kiireisestä viikosta puoli päivää tällaiselle aiheelle. Epäilytti, voinko tosiaan saada lisätehoja ja käytännön vinkkejä otsikon aiheesta. Olenhan pitänyt itseäni tehokkaana ja aikaansaavana ihmisenä aiemmin. Päätin kuitenkin irrottaa itseni To do -listastani ja pääsin kokemaan monta käytännön läheistä ahaa-elämystä!
Jaan niistä nyt mieleeni parhaiten jääneet opit muillekin oman työskentelyn tehostamisesta kiinnostuneille:
Työn keskeytykset vähentävät tehokkuuttamme merkittävästi
Aivomme luokittelevat tietoa muistissamme – kuten lokerikossa tai mind mapissa. Se puolestaan merkitsee sitä, että saman ryhmän tiedot ja prosessointi ovat lähekkäin muistissamme (vrt. mansikka, vadelma ja muut marjat tai espanjan ja ranskan kieliopit). Kun työskentelemme esimerkiksi suunnittelutehtävässä, ovat aivomme valmiina suunnittelu-moodissa ja suunniteltavan aiheen ja työskentelytavankin teemat ovat valmiiksi aktivoituneena. Tästä johtuen suunnittelutyötä kannattaakin tehdä pidempi pätkä kerralla, koska se kuormittaa aivojamme vähemmän kuin siirtyminen uudenlaiseen tehtävään ensimmäisen suunnitelman valmistuttua.
Vastaavasti, kun työskennellessämme tietyn tehtävän parissa, ja yhtäkkiä kollega, puhelu tai outlookin pop up -ikkuna keskeyttää meidät, katkeaa ajatuksemme ja ajattelumme siirtyy uuteen aiheeseen. Aivomme aktivoivat uuden, eli keskeytykseen liittyvän, alueen aivoissamme. On selvää, että jos tällaisia ajattelun katkoksia tulee usein, ei päivästä tule kovin tehokas, kun koko ajan pitää uudelleen orientoitua eri tehtäviin. Miten sitten saavuttaisimme paremman työtehon?
Nykyinen työelämämme - ja ympäröivä maailma muutenkin - vaatii meiltä entistä suurempaa kykyä käsitellä tietoa ja saada aikaan tehokkaasti asioita. Villiam tarjosi meille useita vinkkejä, mitä voisimme muuttaa tavoissamme, että saisimme jatkossa enemmän aikaan samassa ajassa.
1. Järjestetään työrauha
Keskeytyksien vähentämiseksi järjestetään jokaiselle mahdollisuus työrauhaan. Sovitaan pelisäännöt työpaikalle, milloin saa tulla häiritsemään ja milloin ei.
Esimerkkipelisääntöinä voi olla Filosofian akatemian käyttämät luurit: kun peltorit on korvilla, silloin ei saa tulla häiritsemään. Luurit antavat kollegoille merkin keskittymistä vaativasta työstä ja sitä kunnioitetaan. Toinen esimerkki on rauhallisen työn aamutunnit. Eli aamulla klo 8-10 ei ketään mennä häiritsemään omilla jutuilla, vaan silloin kaikki saavat keskittyä omiin tehtäviin.
2. Oman työn suunnittelu ja tavoitteet
Kun tiedämme tavoitteemme, pystymme priorisoimaan työtehtävämme. Huolehdi siis siitä, että tiedät, mitä sinulta odotetaan. Jos sinulla on kiire, se kertoo siitä, että et ole priorisoinut oikein tai et tiedä, mitkä ovat tärkeimmät asiat, mitkä sinun pitäisi saada aikaan.
Kun tiedämme tavoitteemme, keskitymme kaikella tapaa oikeisiin asioihin. Tartumme myös oikeanlaiseen tietoon, niin keskusteluissa, päätöksissä kuin median seuraamisessakin. Tavoitteet kannattaa myös tehdä konkreettisiksi, jotta itse näkee työn etenemisen. Kun saan työn tehtyä, saan samalla itselleni palautteen onnistumisesta.
Tehokkaan työskentelytilan, eli flow:n, pystyy saavuttamaan, kun on tavoitteet kirkkaana mielessä sekä riittävän rauhallinen tila työskentelyyn. Niin työn sisällön kuin työskentely-ympäristönkin suunnittelu on siis tärkeää työn tehokkuudelle.
3. Oman työn johtaminen
Oman työn johtamiseen paras keino on tehtävien, kalenteriin sidottujen tapahtumien ja muistiinpanojen kirjaaminen ylös – ja mieluiten eri paikkoihin.
Ensinnäkin tehtävien hallinta on tärkeää, koska kaikilla meillä on paljon tehtäviä, mitkä pitää saada hoidettua. Jos tehtävämme eivät ole ylhäällä jossain, ne kuormittavat aivojamme koko ajan. Mitä paremmin tehtävämme, projektimme ja tavoitteemme on kirjoitettu ylös, sen paremmin pystymme ne hoitamaan. Tehokkaasti ja keskittymällä aiheeseen sille varatun ajan.
Hyviä työkaluja omien tehtävien hallintaan ovat esim. Extended Mind -app, Evernote, Trello, Asana, Wunderlist, Remember the milk, Bullet Journal, Onenote.
Toiseksi tehtäviä ei kannattaisi listata kalenteriin, koska se on sidoksissa tiettyyn aikaan. Ja kuten tiedämme, kalenteriimme tulee helposti muutoksia - kuten keskeytykset. Kalenteri kannattaisi pitää ajanhallinnan - ei työtehtävien hallinnan - välineenä.
Kolmanneksi kannattaa aina aloittaa ns. ”sammakoista”. Eli tee ensin ikävät duunit, koska muuten ne turhaan kuormittavat aivoja. Kun aloitat sammakoista, jää muihin tehtäviin enemmän aivojemme kapasiteettia.
4. Riittävä lepo ja aivojen ruokkiminen
Aivomme tarvitsevat myös lepoa. Kukaan ei pysty olemaan kahdeksaa tuntia putkeen tehokas. Tarjoa siis aivoillesi muutakin ajateltavaa kuin työ ja jaksota myös työpäivän keskelle sopivia energisoivia taukoja.
Aivot jaksavat paremmin, kun tarjoat niille työskentelyn tauoilla jotain ihan erilaista. Villiamin 6 ”ällän” lista aivojen huolenpitoon:
- Lepo
- Leikki
- Liikunta
- Luonto
- Leipä
- Läsnäolo
Ja jos vielä yhden ekstravinkin haluaa, niin listalle voi vielä lisätä Lemmen. Sen avulla aivot – ja koko kroppamme muutenkin - saavat huolenpitoa.
.webp)
